Bunele maniere când vorbești la telefon

Iată care sunt regulile pe care trebuie să le respecți, atunci când ai o conversașie telefonică:

Inițiază și încheie corespunzător un apel. Chiar dacă în ziua de azi cele mai multe apeluri telefonice se poartă la telefonul mobil, asta nu înseamnă că trebuie să te arunci în conversație fără o introducere. Dacă este o persoană cu care vorbești în mod constant nu mai este nevoie să te prezinți, însă o formă de salut este necesară, urmată de întrebarea „te pot reține câteva minute?". Chiar dacă oarecum este de la sine înțeles că poate avea conversația, din moment ce ți-a răspuns la apel, este politicos să te asiguri că îți poate acorda atenție. Expune ceea ce vrei să transmiți într-un mod diplomat, nu direct la subiect, ca și cum ai suna în grabă. În încheiere, ia-ți la revedere într-un mod politicos, fără să închizi apelul înainte ca persoana să aibă ocazia să-ți răspundă.

Cel care inițiază apelul telefonic are controlul. Atunci când ai o conversație telefonică, bineințeles că nu este un monolog, însă cel care sună este cel care moderează discuția. Prin urmare politicos este ca acea persoană să o și încheie. În cazul în care nu tu ai sunat și ai o urgență, îți poți cere scuze și cere permisiunea de a amâna conversația pentru altădată.

Controlează tonul vocii. Nu trebuie să fii exagerat de timorat, agresiv sau insistent. Tonul trebuie să fie unul încrezător, cald și constant. Nu te afunda în canapea atunci când vorbești pentru că poate fi deranjant din punct de vedere auditiv. Volumul este și el foarte important. Analizează dacă ai tendința de a vorbi prea tare și încearcă să exersezi în acest sens. Întreabă persoanele apropiate despre cum percep vocea ta.

Gândește-te înainte care este motivul apelului. În afară de discuțiile cu prietenii apropiați, în care pur și simplu povestiți și discutați banalități, scopul unui apel trebuie să fie bine definit. Asigură-te că înainte îți pui gândurile în ordine și planifici ceea ce urmează să transmiți.

Evită întreruperile. Atunci când vorbești la telefon este nepoliticos să o faci într-un mediu în care este zgomot sau să mai discuți și cu alte persoane în același timp. Dacă cei din jur nu cunosc această regulă și îți vorbesc în timp ce tu ai o conversație telefonică, fă-le un semn discret și dă-le de înțeles că este nevoie să aștepte. În cazul în care este o urgență, întreabă persoana de pe fir dacă poate aștepta câteva momente, cere-ți scuze după care mulțumește-i pentru răbdare, atunci când revii.

Nu mânca în timp ce vorbești la telefon. Este deranjant să discuți cu cineva în timp ce mănânci, sorbi din cafea sau mesteci gumă. Chiar dacă ai impresia că nu scoți sunete, pentru cealaltă persoană percepția va fi alta. Asigură-te că iei masa în liniște, apoi ocupă-te de apelurile telefonice.

Poartă-te ca și cum persoana ar fi prezentă. Dacă ai o conversație cu cineva probabil că nu tușești sau strănuți în fața ei, nu-i așa? Respectă aceeași regulă atunci când vorbești la telefon și îndepărtează-te de receptor sau microfon.

Îndepărtează-te de grup. Atunci când suni pe cineva, îndepărtează-te de grupul în care te afli. Aceasta este o dovadă de respect atât față de persoana pe care o suni, cu care poți să vorbești în liniște, cât și față de ceilalți care nu sunt obligați să asiste la discuțiile tale, indiferent de ce natură sunt.

Ține cont de locurile unde sunt interzise convorbirile telefonice. Sunt anumite locuri în care nu contează doar cum vorbești la telefon, ci să nu o faci deloc, mai ales că nu ești blocat acolo ore întregi. Acestea sunt lifturile, muzeele, toaletele, librăriile, nunți, înmormântări, teatre, diverse săli de dimensiuni reduse, locuri de cult, rezerve de spital, săli de clasă, spațiile comune de lucru, mijloacele de transport în comun. În anumite locuri se pot face excepție, atâta timp cât discuțiile sunt scurte, cu un volum scăzut al vocii și într-un loc retras (ex: spital, autobuz, muzeu).

Nu folosi funcția de „speaker". Categoric această opțiune este nepoliticoasă în public. Folosește-o doar în intimitate, în cazul în care ai mâinile ocupate pentru câteva momente. Nu este recomandat să porți în acest mod întreaga discuție, pentru că există riscul să te îndepărtezi prea mult de telefon și să fie greu pentru celălalt să te audă și să aibă o conversație coerentă. De asemenea, multe persoane au tendința de a țipa atunci când sunt pe speaker iar asta este la fel de deranjant.

Păstrează discreția. Indiferent de cât de ocupate par persoanele din jurul tău sau de cât de mare este spațiul în care te afli, evită să ai discuții intime în public. Cu siguranță cel puțin o persoană poate să te audă. Chiar dacă nu spui neapărat ceva jenant, cei din jur nu sunt obligați să afle toate detaliile din viața ta.

Nu face mai multe lucruri în același timp. Chiar dacă te consideri o persoană eficientă si energică, nu te ocupa și de alte lucruri in timp ce vorbești la telefon. În afară de apelurile de câteva secunde atunci când ești la birou, conversațiile mai lungi și mai importante necesită atenția ta exclusivă. Există un risc mult mai mare să nu acorzi suficientă atenție persoanei cu care vorbești în timp ce te ocupi de ceva la computer sau să greșești acel lucru pe care îl faci. Acordă câteva minute conversației, atât din respect pentru munca ta cât și pentru interlocutor.

Nu folosi telefonul la restaurant. Această practică este deranjantă atunci când cineva o face, chiar dacă este vorba despre o întâlnire relaxată între prieteni, nu-i așa? Social Media a pus stăpânire pe atenția tuturor iar discuțiile față în față, cu maximum de atenție, au devenit din ce în ce mai rare. Prin urmare, cu atât mai mult dacă ești cu o singură persoană la masă, nu suna și nu accepta apeluri, chiar dacă persoana nu spunea ceva neapărat în momentul respectiv.

Nu monopoliza discuția. Chiar dacă tu ești cea care a inițiat apelul telefonic, permite-i interlocutorului să pună întrebări sau să-și susțină punctul de vedere. Pauzele de 2-3 secunde între idei sunt recomandate, pentru a nu avea o discuție obositoare.

Limitează durata apelului. Discuțiile la telefon care durează o ora sunt doar pentru prieteni apropiați sau rude, după ce te-ai asigurat de disponibilitatea celuilalt. În rest, discuțiile nu trebuie să fie nici telegrafice dar nici foarte lungi. Respectă timpul celuilalt și nu intra în detalii inutile.

Cum ți se par aceste reguli? Obișnuiești să le respecți?